Monilla yrityksillä on haasteena löytää kustannustehokkaita ja joustavia ratkaisuja tulospalkkioiden laskentaan, seurantaan ja viestintään. Valmiit taloushallinto-ohjelmistojen moduulit voivat olla liian kalliita tai rajoittuneita, ja räätälöidyt ohjelmat vaativat usein suuria investointeja, pitkäaikaista kehitystyötä ja kallista ylläpitoa. Ratkaisuna tähän tarjonnan ja tarpeiden väliseen kuiluun on Excel, jonka monipuoliset mahdollisuudet usein aliarvioidaan. Olen rakentanut yrityksille Excel-pohjaisia ratkaisuja, jotka ovat osoittautuneet erittäin tehokkaiksi ja edullisiksi vaihtoehdoiksi monimutkaisiin palkkiojärjestelmiin.

Tässä blogikirjoituksessa haluan kertoa, kuinka Excel voi olla ratkaisu myös teidän yrityksellenne ja miten voimme yhdessä rakentaa juuri teidän tarpeitanne vastaavan työkalun – oli kyse sitten Excelistä tai räätälöidystä ohjelmasta.

Monimutkaiset tulospalkkiojärjestelmät Excelin avulla

Excel tunnetaan lähinnä taulukkolaskentana, mutta sen kyvyt ulottuvat paljon pidemmälle. Yksi projekteistani käsitteli tuotannon mittareiden seuraamista ja palkkioiden kertymisen simuloimista kahden viikon jaksoissa kahden vuoden ajalle. Tämä pohja sisälsi 500 000 kaavallista solua. Kaavoilla mallinnettiin ja laskettiin palkkioita tuotannon kaikilla mittareilla – edullinen mutta tehokas ratkaisu, jonka ansiosta yritys pystyi tekemään pitkän aikavälin simulointeja ja siten vakuuttamaan kaikki osapuolet palkkiomallin toimivuudesta.

Toinen esimerkki käsittelee yritystä, jossa johdon ja esihenkilöiden palkkiomalli koskettaa yli sataa henkilöä Heidän palkkionsa perustuivat useisiin yhteisiin ja erillisiin mittareihin eri toiminnoissa. Rakentamani Excel-pohja laskee automaattisesti palkkiot jokaiselle työntekijälle ja lähettää henkilökohtaiset PDF-raportit kunkin sähköpostiin – kaikki tämä yhden napin painalluksella.

Nämä esimerkit ovat vain pintaraapaisu siitä, mitä Excel-pohjat voivat tarjota. Ne ovat joustavia, kustannustehokkaita ja skaalautuvia ratkaisuja yrityksille, jotka tarvitsevat tarkkaa ja reaaliaikaista laskentaa monimutkaisille palkkiorakenteille.

Miksi Excel?

Excel on usein yrityksissä jo käytössä, joten sen hyödyntäminen tulospalkkioiden hallinnassa ei vaadi lisenssien ostamista tai suuria käyttöönottoinvestointeja. Lisäksi Excel tarjoaa monia etuja:

1. Joustavuus ja räätälöitävyys – Excel mahdollistaa räätälöidyt kaavat ja laskentamallit, jotka vastaavat tarkasti ja ajankohtaisesti yrityksen erityistarpeisiin.
2. Helppokäyttöisyys – Hyvin suunniteltu Excel-pohja on käyttäjäystävällinen ja helppo omaksua yrityksen sisällä ilman laajoja koulutustarpeita.
3. Turvallisuus – Excel-pohjalla kannattaa olla vain yksi kaavojen muokkauksista vastaava henkilö. Suojatuissa taulukoissa käyttäjät pääsevät syöttämään vain sallittuja tietoja. Selkeä versiohallinta takaa sen, että Excel-pohja toimii kaikille samalla tavalla.
4. Integraatiomahdollisuudet – Excel voidaan yhdistää muihin järjestelmiin esimerkiksi makrojen tai ohjelmointirajapintojen kautta, mikä lisää sen käytettävyyttä monimutkaisemmissa ympäristöissä.
5. Edullisuus – Excel soveltuu kaiken kokoisille yrityksille ja sitä on helppo muokata tarpeiden mukaan.

Kun Excel ei riitä – räätälöidyt ohjelmat tueksi

Vaikka Excel on tehokas työkalu, on tilanteita, joissa tarvitaan vielä enemmän käyttöliittymän jämäkkyyttä ja toiminnallista nopeutta sekä mahdollista integraatiota muihin järjestelmiin. Tällöin luomme omalla ohjelmointityöllämme ohjelmiston, joka toteuttaa määritellyt toiminnallisuudet. Määrittelemme toiminnallisuuden ja käyttöliittymän yhdessä asiakkaan kanssa ja hoidamme kaiken tarvittavan ohjelmoinnin.

Tämä yhteistyö takaa, että voimme tarjota sekä kevyitä Excel-pohjaisia ratkaisuja että täysin räätälöityjä järjestelmiä. Yrityksenne ei ole sidottu yhteen teknologiaan tai toimintamalliin, vaan voimme luoda juuri sen, mitä yrityksenne tarvitsee – tehokkaasti ja kustannustehokkaasti.

Yhteistyöllä toimivat ratkaisut

Yhteistyö asiakkaiden kanssa on kaiken toimintamme ytimessä. Ennen projektin aloitusta tapaamme asiakkaan kanssa, kuuntelemme tarpeet ja analysoimme, mikä ratkaisu olisi paras heidän palkkiojärjestelmänsä hallintaan. Jos Excel on riittävä ja kustannustehokkain vaihtoehto, rakennamme sen avulla toimivan järjestelmän. Jos taas tarvitaan räätälöity ohjelmisto, kehitämme sen asiakkaan tarpeiden mukaan.

Tämä asiakaslähtöinen lähestymistapa varmistaa, että asiakkaamme saavat juuri sellaisen työkalun, joka ratkaisee heidän ongelmansa – ilman turhia lisätoimintoja tai piilokuluja.

Lopuksi

Tulospalkkiojärjestelmät ovat tärkeä osa monien yritysten toiminnanohjausta ja henkilöstön motivointia. Oikein rakennettu järjestelmä voi säästää merkittävästi aikaa ja vähentää manuaalisen työn riskejä. Jos yrityksessänne on tarvetta palkkioiden tehokkaaseen laskentaan, raportointiin ja viestintään, Excel-pohjaiset ratkaisut voivat olla juuri teille sopiva vaihtoehto – edullisesti ja nopeasti toteutettuna. Ja jos Excelin mahdollisuudet eivät riitä, meillä on myös valmiudet kehittää monimutkaisempia, räätälöityjä ratkaisuja.

Ota yhteyttä, niin keskustellaan tarkemmin yrityksesi tarpeista ja siitä, miten voimme auttaa tulospalkkiojärjestelmänne tai sen hallinnoinnin kehittämisessä!

Palkitsemisen laaja kokonaisuus on keskeisin työkalu, jolla työnantaja voi edistää strategisia tavoitteitaan ja vaikuttaa henkilöstön hyvinvointiin ja sitoutumiseen. Alle tuhannen hengen yrityksissä ei kuitenkaan usein ole resursseja tai asiantuntemusta strategisen palkitsemisen johtamiseen. Tämä johtaa siihen, että palkitseminen jää helposti hajanaiseksi.

Nykyajan johtaminen on vaativampaa kuin koskaan. Liiketoimintaympäristöt muuttuvat nopeasti, työntekijöiden odotukset muuttuvat, ja teknologian murros haastaa perinteiset johtamistavat. Tässä jatkuvan muutoksen keskellä johtajilta vaaditaan uudenlaista kyvykkyyttä ja herkkyyttä navigoida näissä haastavissa olosuhteissa. Johdon sparraus voi olla juuri se ratkaiseva tekijä, joka auttaa johtajia saavuttamaan menestystä ja ylittämään odotukset.

Jokaisella organisaatiolla on strategia, jonka toteuttaminen on kaikista tärkein asia. Henkilöstön pitäisi toimia strategian toteutumista tukevalla tavalla. Jokaisella organisaatiolla on lukuisa määrä palkitsemisen kokonaisuuteen kuuluvia asioita, joiden pitäisi ohjata toimintaa oikealla tavalla ja vaikuttaa henkilöstön tuntemuksiin myönteisellä tavalla. Tukeeko palkitsemisen kokonaisuus strategian toteutumista? Millaisen tuoton työnantaja saa palkitsemiseen käyttämälleen ajalle ja rahalle? Tämän saa selville strategisen palkitsemisen auditoinnilla.

Työnantajan kannalta tärkeintä on, että henkilöstö toimii strategianmukaisesti ja tuottavat henkilöt pysyvät työsuhteessa. Henkilöstön toimintaan ja pysymiseen vaikuttavat kymmenet erilaiset asiat ja yksilölliset erot mieltymyksissä ovat suuria. Palkan ja palkkioiden lisäksi on paljon muutakin. Keskimäärin työnantajilla on käytössään 60-80 palkitsevaa asiaa, jotka hyvin toimiessaan ohjaavat henkilöstön toimintaa oikeaan suuntaan ja lisäävät halua pysyä työnantajan palveluksessa. Kuinka hyvin työnantajat osaavat hyödyntää laajaa palkitsemisen kokonaisuutta?

Johto, esimiehet ja henkilöstö haluaisivat, että palkitseminen kohdistuu oikeisiin henkilöihin. Yksilöiden väliset tuottavuuserot voivat olla suuria ja hyvän työntekijän kekseliäisyys ja esimerkillisyys voi nostaa muidenkin suoritustasoa. Peruspalkka ja tulospalkkiot eivät kuitenkaan kykene huomioimaan tällaisia yksilöllisiä eroja. Siksi olisi tarvetta henkilökohtaisen suorituksen arvioinnin käyttämiselle yhtenä perusteena palkitsemiselle. Se on kuitenkin osoittautunut hyvin haastavaksi. Hyvin toimivan suorituksen arvioinnin ja siihen kytketyn rahallisen palkitseminen hallitseminen vaatii työnantajalta paljon.

Tulospalkkio on usein käytetty yleisnimi kaikille tavoitteisiin sidotuille palkkiomalleille, jotka maksetaan palkan päälle selvästi palkkakausia harvemmin. Niillä on mahdollista ohjata toimintaa sekä tuoda tuntuvia lisäansioita peruspalkan päälle. Tulospalkkioon voi kohdistua monia paineita ja niistä johtuen ne eivät aina toimi halutulla tavalla. Pahimmillaan palkkiot kohdistuvat väärin, ohjaavat toimintaa väärään suuntaan ja vähentävät halua ponnistella tavoitteiden eteen. Ja lisäksi maksavat työnantajalle. Tulospalkkiot on kuitenkin mahdollista saada toimimaan oikein muutamia keskeisiä periaatteita noudattamalla.